Tax Free ist für viele Händler ein wichtiger Bestandteil im internationalen Verkauf, besonders in touristischen Regionen oder bei hochpreisigen Produkten. Gleichzeitig handelt es sich um ein klar geregeltes umsatzsteuerliches Verfahren, das korrekt umgesetzt werden muss.
Wichtig: Tax Free wird häufig mit Duty Free verwechselt. Während Duty Free meist den Verkauf in Zoll- oder Transitbereichen (z. B. Flughäfen) bezeichnet, betrifft Tax Free den steuerfreien Einzelhandel innerhalb Deutschlands unter bestimmten Voraussetzungen.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen strukturiert und praxisnah: Wie verkaufen Sie rechtskonform Tax Free?
In 30 Sekunden verstanden: Was ist Tax Free?
Tax Free bedeutet: Kunden aus Nicht-EU-Ländern können die in Deutschland gezahlte Mehrwertsteuer (MwSt.) auf ihre Einkäufe über einem bestimmten Mindestwert erstattet bekommen. Händler ermöglichen es internationalen Kunden, die gezahlte Mehrwertsteuer nach der Ausreise über ein System oder einen Partner wie Planet Payment zurückzufordern. Gerade bei hochpreisigen Artikeln und in touristischen Regionen steigert dies die Attraktivität des Angebots und kann den Umsatz deutlich erhöhen, da Händler aktiv mit der einfachen Rückerstattung werben können.
Was genau ist Tax Free und wer ist betroffen?
Tax Free basiert auf § 6 Abs. 3a UStG (Ausfuhr im nichtkommerziellen Reiseverkehr).
Besonders relevant ist Tax Free in Branchen mit hochwertigen oder international nachgefragten Produkten, wie zum Beispiel Mode- und Bekleidungsgeschäfte, Juweliere, Uhrenhändler, Kosmetik- und Parfümerien sowie Elektronik- und Lifestyle-Shops.
Tax Free bezeichnet den Verkauf von Waren ohne die in Deutschland übliche Umsatzsteuer, für bestimmte internationale Kunden. Diese Kunden zahlen zunächst den regulären Preis inklusive Steuer, können sich die Umsatzsteuer aber nach Ausfuhr aus Deutschland zurückerstatten lassen.
Für Händler ist Tax Free besonders relevant, weil es internationalen Kunden Anreize zum Kauf bietet, die Kaufbereitschaft steigert und die Warenkörbe größer werden lässt. Gleichzeitig kann die Nutzung von Tax-Free-Systemen den Verkaufsprozess digital und rechtlich abgesichert gestalten.
Nicht jeder Kunde kann automatisch steuerfrei einkaufen. Entscheidend sind Wohnsitz, Aufenthaltstitel und Mindestbetrag. Die folgenden Regeln zeigen, wer tatsächlich berechtigt ist:
Entscheidend ist ausschließlich der Wohnort, nicht die Staatsangehörigkeit.
Beispiele:
- Ein Deutscher mit Wohnsitz in den USA → berechtigt
- Ein Schweizer mit Wohnsitz in Deutschland → nicht berechtigt
Der Wohnort muss durch ein gültiges Personaldokument nachgewiesen werden (Reisepass, Grenzübertrittspapier).
- Nordirland wird zollrechtlich weiterhin wie EU behandelt → kein Tax Free
- England, Schottland, Wales → möglich
Hier ist ein zusätzlicher Wohnsitznachweis erforderlich (z. B. Führerschein oder aktuelle Versorgerrechnung).
Kunden mit einem Aufenthaltstitel für Deutschland oder einen anderen EU-Staat von über 3 Monaten sind nicht berechtigt
Nach Kauf müssen die Gegenstände innerhalb von 3 Monaten ins Zollausland ausgeführt werden
Seit 1. Januar 2020 gilt:
- Mindestwert: 50,01 € brutto pro Beleg
- Maßgeblich ist der einzelne Kassen- oder Rechnungsbeleg
Nicht steuerfrei sind:
- Dienstleistungen (z. B. Hotel, Gastronomie, Bahnfahrten)
- Waren zum Verbrauch: Waren, die nicht zur Ausfuhr bestimmt sind oder bereits in Deutschland konsumiert wurden (z.B. Verzehr im Laden).
- Waren zur Ausrüstung privater Fahrzeuge (z. B. Außenspiegel, Stoßstangen)
- Kraftstoff, Motoröl oder Pflegemittel für Fahrzeuge
Steuerfrei sind klassische Einzelhandelswaren, sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind.
Wie funktioniert Tax Free in der Praxis?
Grundsätzlich gibt es zwei Varianten, wie Händler Tax Free anbieten können: Entweder sie wickeln den Prozess selbstständig ab oder nutzen einen externen Partner wie Planet, der die Ausstellung, Validierung und Erstattung automatisiert.
Für beide Varianten gilt: Für Händler lässt sich der Tax-Free-Prozess in drei klar definierte Schritte unterteilen: Ausstellung, Validierung und Erstattung. Jeder dieser Schritte ist entscheidend für eine erfolgreiche Rückerstattung und sollte im Verkaufsgespräch verständlich erklärt werden, um Rückfragen und Fehler zu vermeiden.
Im ersten Schritt wird das Tax-Free-Formular direkt beim Verkauf erstellt. Hier werden alle relevanten Daten erfasst und die Grundlage für die spätere Erstattung gelegt.
- Berechtigung des Kunden prüfen (Wohnsitz außerhalb der EU)
- Tax-Free-Formular im System erstellen (POS oder separates Gerät)
- Passende Erstattungsart auswählen (VAT ON, Fast Refund oder Tax Off)
- Kundendaten und Kauf automatisch erfassen
- Formular ausdrucken oder digital bereitstellen
- Kunden kurz den weiteren Ablauf erklären (Zollstempel erforderlich)
Wichtig: Fehler bei der Ausstellung können später nicht mehr korrigiert werden.
Im zweiten Schritt bestätigt der Zoll, dass die Ware tatsächlich ausgeführt wird. Dieser Schritt erfolgt durch den Kunden bei der Ausreise.
- Kunde zeigt Ware, Reisepass und Formular beim Zoll vor
- Zoll prüft:
- Identität
- Ware
- Export der Ware
- Formular wird abgestempelt (physisch oder digital)
Wichtig: Ohne Zollstempel ist keine Erstattung möglich.
Im letzten Schritt erhält der Kunde die Mehrwertsteuer zurück, entweder sofort oder nach der Ausreise.
Standardfall (nach Validierung):
- Erstattung nach Zollstempel
- Auszahlung z. B. auf Kreditkarte, bar oder via Wallet
Vorzeitige Erstattung:
- Rückzahlung bereits im Geschäft oder kurz danach
- Kreditkarte oder Wallet als Sicherheit notwendig
- Kunde muss das abgestempelte Formular nachreichen
Wichtig: Wird das Formular nicht rechtzeitig eingereicht, kann die Erstattung zurückgefordert werden.
Je nach gewählter Methode unterscheidet sich, wann und wie der internationale Kunde seine Mehrwertsteuer zurückerhält. Für Händler ist es wichtig, die Unterschiede zu kennen, um die passende Option im Verkauf anzubieten.
VAT ON (Standard)
Bei der VAT-ON-Methode zahlt der Kunde zunächst den vollen Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer. Die Rückerstattung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt, in der Regel nach der Zollvalidierung. Kunden können sich die Mehrwertsteuer beispielsweise am Flughafen, in einem Refund Center oder per Überweisung auf ihre Kreditkarte auszahlen lassen. Diese Methode ist die klassische und risikoärmste Variante, da keine Garantie erforderlich ist und die Erstattung erst nach bestätigter Ausfuhr erfolgt.
Tax Off
Bei der Tax-Off-Methode wird die Mehrwertsteuer direkt beim Kauf vom Preis abgezogen. Der Kunde profitiert somit sofort von einem reduzierten Endbetrag und muss nicht auf eine spätere Rückerstattung warten. Da die Erstattung vor der Zollvalidierung erfolgt, ist eine Kreditkarte als Garantie erforderlich. Der Kunde ist verpflichtet, das Formular nach der Ausreise fristgerecht abstempeln zu lassen und einzureichen. Erfolgt dies nicht, kann der Betrag nachträglich belastet werden. Diese Option eignet sich besonders, um den Kaufabschluss zu fördern, da der Preisvorteil sofort sichtbar ist.
Fast Refund
Bei der Fast-Refund-Methode zahlt der Kunde ebenfalls zunächst den vollen Preis, erhält die Mehrwertsteuer jedoch sehr schnell zurück, entweder direkt im Geschäft, innerhalb von 72 Stunden oder sogar sofort über ein digitales Wallet. Auch hier erfolgt die Erstattung vor der Zollvalidierung, weshalb eine Kreditkarte oder ein entsprechendes Wallet als Sicherheit hinterlegt werden muss. Der Kunde muss das abgestempelte Formular anschließend fristgerecht einreichen. Diese Methode kombiniert den klassischen Verkaufsprozess mit einer schnellen Rückerstattung und bietet dadurch ein besonders attraktives Kundenerlebnis.
Ohne einen externen Partner wie Planet müssen Händler den Tax-Free-Prozess selbst organisieren. Das bedeutet, dass alle Schritte – Ausstellung des Formulars, Information des Kunden zur Zollvalidierung und die Erstattung – direkt vom Händler durchgeführt werden müssen. Dies ist mit deutlich mehr Verwaltungsaufwand verbunden und erfordert ein genaues Wissen über die länderspezifischen Vorschriften.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen mit Partner und ohne Partner sind anschließend in der Tabelle zusammengefasst.
Tax Free mit ETRON onRetail (kurze Übersicht)
ETRON onRetail bietet eine digitale Schnittstelle für Tax Free über Planet Payment:
- Direkt im Verkauf: Bei Warenwert > 50,01 € kann der Button „Steuerfreier Kauf“ aktiviert werden.
- Nachträglich: Bereits abgeschlossene Belege können über die Beleghistorie steuerfrei gemeldet werden.
- Silent Mode: Automatisches Ausfüllen der Kundendaten, kein neues Browser-Tab nötig.
- Integration: Produkt- und Kundendaten werden automatisch übertragen, der Ablauf auf der Planet-Plattform erfolgt in wenigen Schritten.
Das System macht Tax-Free-Abwicklung einfach, schnell und digital, ohne dass der Händler alle Daten manuell eingeben muss.
Was kostet Tax Free?
Für Händler ist die Nutzung von Tax Free in der Regel mit keinen direkten Kosten verbunden. Die Abwicklung erfolgt über ein System oder einen Partner wie Planet, wobei der organisatorische Aufwand reduziert wird und zusätzliche Umsatzpotenziale entstehen können. In manchen Fällen, wie bei Lösungen mit ETRON onRetail und Partnern wie Planet, erhält der Händler sogar einen Anteil der Servicegebühr als Prämie, was einen zusätzlichen finanziellen Vorteil darstellt.
Für Kunden hingegen ist Tax Free mit einer Servicegebühr verbunden. Diese wird vom Anbieter (z. B. Planet) einbehalten und als kleiner Prozentsatz von der Mehrwertsteuerrückerstattung abgezogen. Das bedeutet, dass der Kunde in der Regel nicht den vollen Mehrwertsteuerbetrag zurückerhält, sondern einen etwas reduzierten Betrag ausgezahlt bekommt.
Trotz dieser Gebühr bleibt Tax Free für internationale Kunden attraktiv, da sie dennoch eine spürbare Ersparnis erzielen, insbesondere bei höherpreisigen Einkäufen. Gleichzeitig profitieren sie von einem strukturierten und oft schnellen Rückerstattungsprozess, insbesondere bei Nutzung eines spezialisierten Partners.
Vorteile & Verkaufschancen von Tax Free für Händler
Richtig umgesetzt bietet Tax Free Händlern nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch klare wirtschaftliche und strategische Vorteile:
Zusätzlich bietet Tax Free Händlern die Möglichkeit, Umsatz und Verkaufswert gezielt zu steigern, da Kunden die Steuerersparnis direkt in ihre Kaufentscheidung einbeziehen.
Um Tax Free nutzen zu können, müssen Kunden einen Mindestkaufbetrag erreichen. Händler können dies nutzen, um zusätzliche Artikel anzubieten und die Transaktion steuerfrei zu machen. Auf diese Weise kann ein Kunde, der den Schwellenwert noch nicht erreicht, beispielsweise durch ein Zubehörprodukt die Bedingungen erfüllen, ohne dass sich der Endbetrag für ihn erhöht.
Cross-Selling
Tax Free ermöglicht gezieltes Cross-Selling, indem passende Zusatzprodukte empfohlen werden. Ein Kunde, der sich für ein Hauptprodukt interessiert, kann durch Hinweise auf die Steuerersparnis motiviert werden, ergänzende Artikel zu kaufen. Dies steigert die Anzahl der Artikel pro Transaktion (UPT) und erhöht die Warenvielfalt im Einkauf.
Ein Kunde kauft ein Produkt, das noch nicht den Mindestbetrag für Tax Free erreicht:
- Mindestbetrag pro Rechnung 50,01 €
- Kunde kauft Produkt für 40 € → 10 € fehlen
Händler kann z. B. ein Accessoire für 15 € anbieten, um die 50,01 € zu erreichen
Ergebnis: Der Kunde erreicht den Mindestbetrag, kann Tax Free nutzen, und die zusätzlichen Artikel erscheinen durch die Erstattung quasi günstiger.
Up-Selling
Bei Up-Selling können Kunden, die zwischen zwei Preiskategorien schwanken, durch Tax Free leichter für das höherwertige Produkt entschieden werden. Die Steuerersparnis reduziert effektiv die Preisdifferenz zwischen den Optionen. Auf diese Weise lässt sich der durchschnittliche Warenwert pro Kunde (APV) erhöhen und gleichzeitig der Umsatz steigern.
Ein Kunde schwankt zwischen zwei Preiskategorien:
Schuhe für 200 € oder 250 €
Beide Optionen erfüllen Tax Free → Händler kann die teurere Option empfehlen, da die Steuererstattung den Preisunterschied relativiert
Ergebnis: Der Kunde wählt oft die höherwertige Variante, da die effektive Mehrwertsteuerersparnis den Preisunterschied abmildert, der APV steigt und der Umsatz pro Kunde erhöht sich.
Fazit
Tax Free ist ein wichtiger Service für internationale Kunden und bietet Händlern die Möglichkeit, ihren Umsatz zu steigern und neue Zielgruppen anzusprechen. Ob der Prozess selbst abgewickelt oder über einen Partner wie Planet genutzt wird, entscheidet über Aufwand, Geschwindigkeit und Sicherheit der Rückerstattung. Mit klaren Abläufen, korrekter Formularerstellung und einer transparenten Kommunikation gegenüber den Kunden können Händler Tax Free effektiv in ihren Verkaufsprozess integrieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit erhöhen.
FAQ
Anspruch haben Personen, die:
- ihren Wohnsitz außerhalb der EU haben,
- keinen Aufenthaltstitel für mehr als 3 Monate in Deutschland oder einem EU-Staat besitzen,
- Waren im Wert von mindestens 50,01 € brutto pro Beleg kaufen,
- die Ware innerhalb von 3 Monaten persönlich ausführen,
- sich die Ausfuhr vom Zoll bestätigen lassen.
Die Staatsangehörigkeit ist unerheblich, entscheidend ist der Wohnsitz.
Der Ablauf hängt davon ab, ob der Händler den Prozess selbst durchführt oder einen Partner wie Planet nutzt. Mit einem Partner wird das Tax-Free-Formular automatisch erstellt, die Zollvalidierung unterstützt und die Erstattung schnell und sicher auf Kreditkarte, Wallet oder bar ausgezahlt.
Nein.
- Tax Free: Steuererstattung nach bestätigter Ausfuhr aus dem regulären Einzelhandel.
- Duty Free: Direkt steuerfreier Verkauf in Zoll- oder Transitbereichen (z. B. Flughafen-Shops).
Für Händler im stationären Einzelhandel ist in der Regel das Tax-Free-Verfahren relevant.
Die Rückerstattung erfolgt, nachdem das Tax-Free-Formular beim Zoll abgestempelt wurde. Anschließend kann die Auszahlung je nach Methode auf die Kreditkarte, als Bargeld oder über ein digitales Wallet erfolgen.
Die Rückerstattung erfolgt je nach gewählter Methode entweder direkt am Flughafen (z. B. an Refund-Schaltern), in Stadtzentren oder nachträglich per Überweisung bzw. Kreditkartenrückzahlung.
Das Tax-Free-Formular wird direkt beim Kauf im Geschäft ausgestellt – entweder digital oder als Ausdruck durch den Händler oder einen Partner.
Am Flughafen lässt sich der Kunde das Tax-Free-Formular beim Zoll abstempeln. Danach erfolgt die Rückerstattung entweder direkt vor Ort (z. B. am Schalter) oder später über die gewählte Auszahlungsmethode.
Der Mindestbetrag ist länderspezifisch und muss pro Einkauf erreicht werden. In Deutschland liegt er bei 50,01 €.
Links:
🔗 Planet Ecampus – How to sell Tax Free
🔗 zoll.de – Tax Free Einkaufen
🔗 Deutsche Vertretung in Russland – Mehrwertsteuer-Rückerstattung
