Bei Überprüfungen durch die Finanzverwaltung wird immer wieder festgestellt, dass Sammelartikel in elektronischen Kassensystemen verwendet werden. Dies ist jedoch nicht zulässig. Wer weiterhin pauschale Positionen wie „Diverse“ nutzt, riskiert Beanstandungen bei Kassennachschauen oder Betriebsprüfungen.
Ein Beispiel: Ein Drogeriemarkt verkauft täglich verschiedene Pflegeprodukte wie Cremes, Lotionen, Duschgele und erfasst alle unter einer Sammelposition „Diverse Pflegeprodukte“.
Warum Sammelartikel problematisch sind
Pauschale Sammelpositionen erschweren die Nachvollziehbarkeit und führen zu hohem Aufwand, wenn hunderte Artikel kurzfristig nachgepflegt werden müssen. Zeit, Nerven und Geld sind dann schnell verloren. Bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung muss die Finanzverwaltung jedes Geschäft nachvollziehen können. Werden Sammelpositionen genutzt, ist die Prüfung erschwert: Prüfer können nicht erkennen, welche Artikel verkauft wurden und in welcher Menge.
Typische Folgen pauschaler Sammelpositionen:
- Nachträgliche Erfassung hunderter Einzelartikel
- Erhöhter Verwaltungsaufwand
- Risiko von Beanstandungen oder Bußgeldern
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) fordert zudem, dass elektronische Kassensysteme die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen sicherstellen.
Gibt es Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht?
Grundsätzlich gibt es keine formellen Ausnahmen: Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss jeden Verkauf einzeln und nachvollziehbar erfassen. Pauschale Sammelpositionen wie „Diverse Pflegeprodukte“ sind daher nicht zulässig.
In Ausnahmefällen kann es jedoch praktisch zulässig sein, Sammelaufzeichnungen zu verwenden:
- Offene Ladenkasse: Kleine Barverkäufe an viele Kunden, wo die Einzelaufzeichnung unzumutbar wäre.
- Geschenksets oder Sets von Produkten: Können als eine Einheit verkauft und als Sammelposition gebucht werden.
Die Lösung: modernes Kassensystem
Mit modernen Kassensystemen wie ETRON onRetail, können Sie jegliche rechtliche Anforderungen einfach erfüllen. Das System unterstützt Sie dabei, Produkte schnell und effizient anzulegen, zu verwalten und korrekt zu kennzeichnen.
Vorteile auf einen Blick:
- Schnellanlage: Neue Artikel lassen sich mit wenigen Klicks erstellen
- Datenimport: Bestehende Artikelbestände unkompliziert in das System übernehmen
- Etikettendruck: Sofort einsatzbereit am POS, keine Verwechslungen mehr
- Nachvollziehbarkeit: Jede Einzelposition wird korrekt und revisionssicher erfasst
Dank dieser Funktionen vermeiden Sie die typischen Beanstandungspunkte der Finanzverwaltung und sparen Zeit, Nerven und Kosten bei Nachprüfungen.
Fazit
Die Einzelaufzeichnungspflicht ist in Deutschland klar geregelt: Jeder Verkauf muss einzeln, vollständig und nachvollziehbar erfasst werden. Sammelpositionen wie „Diverse Pflegeprodukte“ oder „T-Shirts – verschiedene“ sind grundsätzlich nicht zulässig und führen bei Kassennachschauen oder Betriebsprüfungen häufig zu Beanstandungen.
Mit ETRON onRetail können Sie alle Produkte schnell und effizient anlegen, verwalten und korrekt kennzeichnen, sei es über die Schnellanlage, den Datenimport oder den Etikettendruck. So erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen ohne Mehraufwand, sparen Zeit und Nerven und sind auf jede Prüfung vorbereitet.
