Meldepflicht von Kassensystemen – ab 2020 in ganz Deutschland

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Die aktuelle Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) besteht grundsätzlich schon seit Dezember 2016, doch erst zum 1. Januar 2020 tritt sie deutschlandweit in Kraft. Da die technische Sicherheitseinrichtung bis Dezember 2019 nicht lieferbar war gibt es eine Schonfrist bis Ende September 2020. Damit kommt es zu verschiedenen Neuerungen, die sich beispielsweise auf die „Technische Sicherheitseinrichtung“, kurz tSE, und die Belegausgabepflicht beziehen. Im Vordergrund steht dabei die Kassenmeldepflicht. Diese beinhaltet die Regelung, dass alle Unternehmen mit einem elektronischen Kassensystem eine entsprechende Meldung beim Finanzamt abgeben müssen.

Hintergrundinformationen zur Meldepflicht

Nachfolgend erhalten Sie wichtige Informationen dazu, wie diese Meldung an die Finanzbehörde aussehen muss und welche Details dabei zu berücksichtigen sind. Das neue Kassengesetz 2020 beinhaltet auch genaue Regelungen, welche Strafen Sie bei einer Nicht-Meldung zu erwarten haben. Als Bestandteil der KassenSichV ist die Meldepflicht gesetzlich maßgebend, darum sollten Sie sich unbedingt daran halten, um hohe Strafzahlungen zu vermeiden.

Auf welche Kassensysteme bezieht sich die Meldepflicht?

Die KassenSichV soll vor Manipulationen schützen, die bei den früheren elektronischen Kassen relativ leicht durchzuführen waren. Das dient wiederum der Verhinderung von Steuerhinterziehungen durch Schnittstellen der digitalen Grundaufzeichnungen. Aus diesem Grund müssen alle elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden. Ausnahmen für diese Pflicht sind nicht bekannt. Allerdings entfällt diese Regelung für Firmen, die eine offene Ladenkasse verwenden.

Wann müssen Sie die Meldung durchführen?

Die Meldung der neuen, elektronischen Kasse bzw. Registrierkasse müssen Sie innerhalb von einem Monat bei Ihrer Finanzbehörde einreichen. Wenn es zu einer Außerbetriebnahme kommt, zu einem Defekt oder Diebstahl, ist ebenfalls eine Meldung fällig. Diese sollten Sie ebenfalls zügig in die Wege leiten und nicht lange aufschieben.
Für Kassensysteme, die bis Ende Dezember 2019 eingerichtet werden, ist eine Meldung bis zum 31.01.2020 erforderlich. Bei späteren Anschaffungen beträgt die Meldefrist einen Monat.

Auf welche Art soll die Meldung beim Finanzamt erfolgen?

Das neue Kassengesetz sieht eine postalische Meldung beim Finanzamt vor. Genaue Informationen sind in dem entsprechenden Anwendungserlass nicht zu finden. Wenn die Form der Meldung den gesetzlichen Bestimmungen folgt, erhalten die Finanzbehörden im Anschluss an das Inkrafttreten der KassenSichV eine große Anzahl von analogen Briefen. Diese müssen manuell bearbeitet werden, was einen hohen Mehraufwand bedeutet. Zudem ist die manuelle Erfassung recht fehleranfällig, auch wenn die amtlichen Vordrucke die Meldungen und die Bearbeitung erleichtern sollen.

Welche Informationen tragen Sie auf der Meldung ein?

ChecklisteDie Steuerbehörden haben eine detaillierte Aufstellung zu den Informationen festgelegt, die in der Kassenmeldung enthalten sein müssen. Zunächst geht es dabei um die Unterscheidung zwischen Anmeldung, Abmeldung und Korrektor. Falls Ihnen bei der Erstmeldung ein Fehler unterlaufen sollte, können Sie diesen zu jedem Zeitpunkt korrigieren. Hier erfahren Sie, welche Punkte auf keinen Fall bei der Mitteilung fehlen dürfen.

  • Mitteilende Person: Hier tragen Sie den Namen der steuerpflichtigen Person ein. Je nach Situation kann ein Bevollmächtigter die Mitteilung in Ihrem Namen durchführen.
  • Identifikation: Für die eindeutige Identifizierung tragen Sie Ihre Steuernummer ein. Gegebenenfalls können Sie zusätzlich Ihre Identifikationsnummer angeben. Wenn die Wirtschafts-Identifikationsnummer eingeführt wird, was voraussichtlich 2021 geschieht, ist diese in dem Meldeformular einzutragen.
  • Art der zertifizierten Sicherheitseinrichtung: Hier tragen Sie die Zertifizierungs-ID und die Seriennummer ein, die sich an der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung befindet. Die Vergabe der Zertifizierungs-ID erfolgt durch das BIS und orientiert sich an dem Format „BSI-K-TR-nnnn-yyyy“. Hier steht „nnnn“ für eine vierstellige Nummerierung und „yyyy“ für die Jahreszahl.
  • Art des verwendeten Aufzeichnungssystems: Im Meldeverfahren wird die Auswahl entsprechend vorgegeben, sodass Sie das verwendete elektronische Aufzeichnungssystem korrekt angeben können.
  • Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme: Jedes einzelne Aufzeichnungsgerät mit Kassenfunktion muss einzeln aufgeführt werden. In Ihrer Meldung tragen Sie also alle einzelnen Kassen für die verschiedenen Betriebsstätten bzw. Einsatzorte ein.
  • Seriennummer: Auch die Seriennummern der elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen angegeben werden. Hier ist die herstellerabhängige Seriennummer gemeint. Sie sollten gut aufpassen, dass Sie nicht versehentlich die Seriennummer der TSE eintragen.
  • Datum der Anschaffung: Beim Kauf eines Kassensystems geben Sie das genaue Datum an. Wenn es sich um ein Leasing-System handelt, tragen Sie den ersten Tag des Leihvertrags ein.
  • Datum der Außerbetriebnahme: Bei einer Außerbetriebnahme können Sie eine Meldung für jeden Einsatzort durchführen. Es ist nicht nötig, die einzelnen Geräte aufzuführen.

Wichtige Vorteile von elektronischen Kassensystemen für Unternehmer

Ihre Vorteile

Elektronische Kassensysteme bieten ein hohes Maß an Zukunftssicherheit. In den letzten Jahren hat sich im Bereich der Aufzeichnungssysteme viel verändert. Als Unternehmer profitieren Sie von der intuitiven Bedienung und der vereinfachten Verwaltung. Bei der KassenSichV handelt es sich zwar nicht um eine ausdrückliche Registrierkassenpflicht, dennoch steigt die Bedeutung der elektronischen Kassensysteme weiter an. In Zukunft werden immer mehr Geschäftsbereiche von den neuen Kassensystemen beherrscht, darum lohnt sich eine frühzeitige Umrüstung. So sind Sie schon jetzt auf zukünftige Aktualisierungen vorbereitet und können sicher mit Ihrem elektronischen Kassensystem umgehen.

Mit dem Inkrafttreten der KassenSichV sind Sie an die Meldepflicht und andere Vorschriften gebunden. Die Entscheidung für ein modernes, elektronisches Kassensystem gibt Ihnen die nötige Rechtssicherheit. Damit ist gewährleistet, dass alle Aufzeichnungen korrekt sind. Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung macht es unnötig, die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Aufzeichnungen nachzuweisen. Der vereinheitlichte DSFinV-K Export ermöglicht jederzeit eine standardisierte Kontrolle, falls es zu Prüfungen durch das Finanzamt kommt.

Ebenfalls wichtig ist die Arbeitserleichterung durch den neuen Datenstandard. Mit dem System DSFinV-K ist ein einfaches Auslesen und Interpretieren der Daten möglich. Ob es um die Bereitstellung der Daten geht oder um die Übermittlung an das Finanzamt, durch die unkomplizierte Bedienung sind Sie stets auf dem Laufenden und können ohne viel Aufwand die Meldepflicht erfüllen.

Aktuelle Informationen finden Sie auch auf den Seiten des BMF.

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