Was genau bedeutet die KassenSichV für mich als Unternehmer? Auf welche Anforderungen und Vorschriften muss ich achten und wie stelle ich die Gesetzeskonformität meines Kassensystems sicher? Antworten auf diese Fragen bekommen Sie in diesem Wissensbeitrag, und das einfach & verständlich!
Was ist die KassenSichV?
Die Kassensicherungsverordnung ist eine Erweiterung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) . Sie gilt seit dem 1. Januar 2018 und bezieht sich auf alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme sowie Registrierkassen. Ziel der KassenSichV ist der Schutz vor Steuerbetrug, beispielsweise durch nachträgliche Änderungen oder Löschung von Daten. Die GoBD hingegen regelt die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung. Sie gelten für alle digitalen Systeme und verlangen, dass steuerrelevante Daten vollständig, korrekt, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Nur gemeinsam sorgen sie für eine rechtssichere, prüfbare und transparente Geschäftsdokumentation.
Damit Sie rundum gesetzeskonform arbeiten, lesen Sie auch unseren ausführlichen Wissensartikel über die GoBD!
Was sind die wichtigsten Eckpunkte der KassenSichV in 2025?
Pflicht zur Verwendung einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Jede Kasse muss mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Schutz vor Manipulation der Daten ausgestattet sein. Diese TSE wirkt wie ein digitaler Tresor für alle Kassendaten und sichert alle aufgezeichneten Daten und speichert diese in ein einheitliches Format ab. Die TSE versieht alle Daten eines Verkaufes mit einer fortlaufende Nummerierung und signiert sie. Das Ergebnis der Signierung ist eine Prüfsumme, die auf dem Beleg aufscheinen muss – in den meisten Fällen in Form eines QR-Codes. Durch diese beiden Maßnahmen können abgespeicherte Daten nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Durch eine Neuerung der KassenSichV vom 01.01.2024 müssen ebenfalls Taxameter sowie Wegstrecken Zahler bis spätestens 31. Dezember 2025 eine TSE beinhalten. Die Integration einer TSE in ihr Kassensystem macht alle Kassenvorgänge nachvollziehbar und verhindert nachträgliche Manipulation.
Um mehr über die TSE zu erfahren, lesen Sie unseren ausführlichen Wissensartikel „Alles zur TSE-Kasse in Deutschland 2025„!
Belegausgabepflicht (auch Kassenbon-Pflicht oder einfach Bonpflicht genannt)
Unternehmer sind dazu verpflichtet, dem Käufer unmittelbar nach Abschluss des Geschäftsfalls einen Beleg bzw. Bon zur Verfügung zu stellen. Eine Befreiung von dieser Pflicht ist nur in Einzelfällen und nach Absprache mit der zuständigen Behörde möglich. Der Beleg muss mittlerweile nicht mehr notwendigerweise gedruckt, sondern kann auch digital an den Kunden ausgehändigt werden. In Deutschland gibt es, im Gegensatz zu anderen Ländern, keine Belegmitnahme-Pflicht, sprich: der Händler muss den Beleg erstellen und übergeben, der Kunde ist jedoch nicht dazu verpflichtet, diesen mitzunehmen.
Neue verpflichtende Bestandteile eines Beleges:
Seit 2024 muss jeder Kassenbon die Seriennummer des Kassensystems sowie der TSE, den Prüfwert und den fortlaufenden Signaturzähler enthalten.
- Vollständiger Name & Anschrift des Unternehmers
- Firmenwortlaut
- Datum & Urzeit der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (bsp. 1 Stück Kaffeetasse rot)
- Fortlaufende Belegnummer
- Gesamtbetrag sowie Steuersatz der verkauften Produkte oder Dienstleistungen
- Betrag auf die Zahlungsarten aufgeschlüsselt
- Seriennummer des Kassensystems sowie der TSE
- Prüfwert, meist als QR-Code
- Fortlaufender Signaturzähler
Diese Angaben müssen entweder ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder aus einem QR-Code auslesbar sein.
Pflicht zur Datenüberlassung
Die Kasse muss im Fall einer Kassennachschau oder Außenprüfung die Daten über eine einheitliche Export-Schnittstelle zur Verfügung stellen. Die Anforderungen an ein Export-Schnittstelle sind durch die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) genau definiert. Die DSFinV-K sorgt dafür, dass das Finanzamt für steuerliche Prüfungen wie einer Kassennachschau, deutschlandweit in einem standardisierten Format auf alle Daten zugreifen kann. Die Kassennachschau kann unangekündigt durch das Finanzamt erfolgen und dient der Kontrolle der ordnungsgemäßen Kassenführung. Bei Verstößen drohen hohe Bußgelder oder Umsatzschätzungen, wenn das Kassensystem und der Export der Daten nicht gesetzeskonform ist.
Kassenmeldepflicht
Ab dem 1. Juli 2025 gilt in Deutschland eine verbindliche Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Unternehmen sind dann gesetzlich verpflichtet, ihre Kassensysteme inklusive ihrer Technischen Sicherheitseinrichtung beim Finanzamt über die Plattform „Mein Elster“ zu registrieren.
Weitere Informationen zu der Kasssenmeldepflicht und finden Sie in unserem Blogbeitrag!
Welche Ausnahmen bestehen bei der KassenSichV?
Neben punktuellen Ausnahmen, die auf Antrag und bei Nachweis der wirtschaftlichen Unzumutbarkeit vom zuständigen Finanzamt gewährt werden können, besteht eine generelle Ausnahme von der KassenSichV bei ausschließlicher Nutzung einer offenen Ladenkasse. Aber Achtung: Wer parallel zur offenen Ladenkasse ein digitales System zur Datenspeicherung nutzt, etwa zur besseren Übersicht oder internen Kontrolle, muss alle Daten GoBD konform archivieren.
Das bedeutet:
- Die elektronisch erfassten Daten müssen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Eine Excel Datei ist beispielsweise nicht GoBD konform, da die gespeicherten Daten im nachhinein verändert werden können.
- Alle gespeicherten Daten unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht.
- Bei einer Betriebsprüfung müssen alle gespeicherten Daten dem Finanzamt im einheitlichem DSFinV-K Format bereitgestellt werden.
Wer also parallel zur offenen Ladenkasse ein digitales System nutzt, darf die Daten nicht einfach löschen, denn sie gelten als steuerlich relevant und müssen GoBD-konform archiviert werden.
Was ist eine offene Ladenkasse?
Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse ohne technische Ausstattung zur Erfassung der Geschäftsvorgänge (beispielsweise Kassenbücher). Aber auch hier gilt: Jeder Geschäftsfall muss händisch in einem Kassenbuch einzeln und sofort nach seinem Abschluss aufgezeichnet werden. Dabei werden Artikel, Anzahl, Verkaufspreis und Steuersatz lückenlos erfasst. Auch alle anderen Ein- und Ausgaben wie Privatentnahmen oder die Einlage von Wechselgeld müssen im Kassenbuch vermerkt werden, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Wie auch im digitalen Bereich müssen diese Aufzeichnungen über zehn Jahre hinweg aufbewahrt und bei Bedarf vorgelegt werden können. Weil diese Arbeitsweise mit viel Aufwand verbunden ist, kommt eine offene Ladenkasse lediglich für Unternehmer mit sehr wenigen Geschäftsfällen pro Tag in Frage.
Wer diese Art der Aufzeichnung nutzt, muss ganz besonders auf eine sorgsame und nachvollziehbare Buchführung achten. Nicht nur auf Grund der Fehleranfälligkeit, sondern auch weil eventuelle Manipulationen nicht von Vornherein ausgeschlossen werden können, müssen Unternehmer mit einer offenen Ladenkasse häufiger mit einer Prüfung durch das Finanzamt rechnen.
Vorteile der KassenSichV
Neue gesetzliche Vorgaben wirken auf den ersten Blick oft belastend – doch die KassenSichV bringt für Unternehmer auch klare Vorteile. Wer in ein gesetzeskonformes Kassensystem investiert, profitiert nicht nur von mehr Sicherheit, sondern auch von effizienteren Abläufen im Geschäftsalltag.
Was geschieht bei einem Verstoß gegen die KassenSichV?
Wer gegen die Kassensicherungsverordnung verstößt, muss mit empfindlichen Geldstrafen rechnen.
Dabei wird rechtlich unterschieden:
- Vorsätzlicher Verstoß: Wenn der Unternehmer bewusst und absichtlich gegen die Vorschriften handeln, drohen Bußgelder von bis zu 30.000 €.
- Bsp. Beabsichtigte Deaktivierung der TSE um Verkäufe nicht aufzuzeichnen
- Leichtsinniger bzw. fahrlässiger Verstoß: Auch wer aus Nachlässigkeit oder mangelnder Sorgfalt gegen die Regelungen verstößt, kann mit Sanktionen von bis zu 5.000 € belegt werden.
- Bsp. Fehler beim einrichten eines Kassensystems
Genauere Informationen finden Sie auf der Internetseite des Bundesministeriums für Justiz und für Verbraucherschutz unter der Abgabenordnung (AO) § 379 Steuergefährdung.
Wie stelle ich sicher dass meine elektronische Kasse und Registrierkasse mit der KassenSichV konform ist?
Die KassenSichV wurde bereits bei der Entwicklung von ETRON onRetail berücksichtigt – sämtliche gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Kassenführung werden erfüllt:
- Die verpflichtende TSE ist bereits via Cloud integriert. Durch die Nutzung dieser Cloud-basierten TSE-Variante nutzen Sie eine Handvoll an Vorteilen, wie unbegrenzten Speicherplatz, Zeit – & Ortsabhängigkeit des Zugriffes auf die Daten sowie der Unabhängigkeit von Beschädigung oder Verlust der Hardware.
- Im Falle einer Kassennachschau steht der vom Finanzamt geforderte DSFinV-K-konforme Export der Daten zur Verfügung.
- Alle notwendigen Daten für die Anmeldung der Registrierkasse bei “mein Elster” können direkt aus dem System exportieren
- ETRON onRetail sorgt dafür, dass alle gesetzlich benötigten Daten auf dem ausgestellten Beleg vorhanden sind.
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FAQ
Seit Juli 2025 besteht in Deutschland eine Kassenmeldepflicht, wodurch jeder Unternehmer dazu verpflichtet ist seine Registrierkasse inklusive der TSE dem Finanzamt zu melden. Diese Anmeldung geschieht über die Plattform “mein Elster”.
Lesen Sie unseren Blogbeitrag zur Kassenmeldepflicht und schauen Sie sich unser Video zur Anmeldung von ETRON onRetail an.
Mit ETRON onRetail erhalten sie ein schnelles und benutzerfreundliche Cloud-basiertes TSE-Kassensystem welches jede gesetzliche Anforderung der KassenSichV sowie der GoBD erfüllt. Unabhängige Rechtsprüfer haben dies mit dem IDW PS880 Zertifikat bestätigt.
Unsere einfachste Kassensoftware “Kasse Start” mit allen Funktionen für die tägliche Arbeit, erhalten Sie für einen monatlichen Preis von € 19,80.
Wer vorsätzlich oder leichtsinnig gegen die Kassensicherheitsverordnung verstoßt, kann mit Bußgeldern von € 5.000 bis hin zu € 30.000 rechnen.
Genauere Informationen finden Sie auf der Internetseite des Bundesministeriums für Justiz und für Verbraucherschutz unter der Abgabenordnung (AO) § 379 Steuergefährdung.
Grundsätzlich sind Unternehmer dazu verpflichtet, die Ursache für den Ausfall schnellstmöglich zu beheben. Je nachdem welche Komponente in welchen Ausmaß von dem Ausfall betroffen ist, müssen Sie unterschiedliche Maßnahmen treffen.
Bei einem komplett Ausfall des Kassensystems, beispielsweise durch einen Stromausfall, muss die Aufzeichnung der Belege manuell auf Papier erfolgen. Es gelten die Regelungen wie bei der offenen Ladenkasse.
Lesen Sie in unserem Wissensartikel mehr dazu, was zu tun ist wenn die Kasse ausfällt.
Ja, wenn der Vorgang über die Kasse läuft, muss ein Beleg erstellt werden – auch bei einem Betrag von 0 €. Die TSE muss den Vorgang protokollieren.
- Notieren Sie Datum, Uhrzeit und Dauer des Ausfalls.
- Beschreiben Sie die Ursache (z. B. Serverausfall, Wartung).
- Bewahren Sie die Dokumentation auf und stellen Sie sie bei Prüfungen bereit
Lesen Sie in unserem Wissensartikel mehr dazu, was zu tun ist wenn die Kasse ausfällt.
Links:
- Bundesministerium für Finanzen – Ausschreibung des 14.Juli 2025: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.pdf?__blob=publicationFile&v=3
- Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz -Abgabenordnung (AO)§ 379 Steuergefährdung: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__379.html
- https://de.wikipedia.org/wiki/Kassensicherungsverordnung
- https://www.lhp-rechtsanwaelte.de/themen/betriebspruefung/kassenfuehrung-offene-ladenkasse/
